Ata de Condomínio

Ata de Condomínio: o que é e como preparar um modelo

A ata de condomínio é um documento que registra os principais acontecimentos e decisões tomadas na reunião de condomínio. Apesar de soar como algo simples, é necessário que o secretário designado para produzir a ata de condomínio esteja atento a detalhes que vão assegurar a validade da mesma.

É fundamental que as informações relevantes da reunião estejam claras na ata de condomínio, como: deliberações e tarefas atribuídas ao condômino. A linguagem deve ser informal, porém objetiva e sem uso de adjetivos.

Se seu síndico te nomeou como secretário, você então tornou-se responsável pelas atas de condomínio. Nunca fez isso? Então saiba que criar uma ata de condomínio parece simples em um primeiro momento, mas não se engane. Existem passos básicos que você deve seguir para que ela seja validada a todos os condôminos. Veja!

Afinal, o que é a Ata de Condomínio

A ata de condomínio é um documento importante que valida as ações do síndico e também serve de prova do que foi deliberado nas assembleias. Esse documento deve contar com informações relevantes a respeito da reunião, das deliberações e tarefas atribuídas a cada um.

Como fazer a ata de condomínio

Antes de dar início ao trabalho com a ata de condomínio é essencial conhecer as regras de reuniões em seu condomínio e seu papel também.

Alguns secretários de ata costumam não participar das reuniões enquanto outros fazem as atas e contribuem para a discussão. Não importa qual seja o seu caso, como secretário você não poderá ser alguém com outro papel importante, como o facilitador ou presidente, por exemplo.

Antes prepare um modelo. As atas repetem algumas informações, por isso um modelo poderá até facilitar o trabalho. Além disso, é importante que a ata de condomínio contenha as seguintes informações:

  • O nome do condomínio
  • O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou anual, extraordinária?
  • Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados).
  • Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos).
  • Lista de “presentes” e “ausentes”. Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação).
  • Um espaço para sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata, dependendo da política da sua organização.
  • Uma pauta, se alguma for fornecida. Caso o presidente ou facilitador da reunião não tenha pedido a você para rascunhar uma pauta, ele deverá ter uma disponível que vai ajudar a organizar suas anotações sobre a reunião.

Como criar a ata durante as assembleias

  • Distribua uma lista de presença
  • Preenche o máximo de informações que conseguir antes do inicio da reunião
  • Registre todas as ações e deliberações da assembleia
  • Se for solicitado, anote também um resumo das discussões

Após a assembleia, você deverá transcrever a ata, se necessário, para o formato já utilizado pelo condomínio. Após isso, é necessário ler a ata para todos os participantes da assembleia, que deverão aprová-la e assiná-la.

Após todos assinarem a ata de condomínio, o síndico poderá tirar uma cópia para todos os condôminos e disponibilizá-la nas áreas comuns para que todos possam ficar cientes do que foi decidido em assembleia, ou até mesmo ser disponibilizada online, caso o condomínio possua algum sistema ou software de gestão, como o FlexCondo.

Por causa da economia e da praticidade, além também da sustentabilidade, os condomínios estão adotando a pratica, que é a disponibilização da ata em sistemas online. Isso porque além do acesso que se torna mais rápido, pratico e econômico, essa é uma forma de manter a ata de condomínio uma vez que dentro do sistema ou do software as chances de perda ou extravio diminuem. Experimente esta praticidade grátis por 7 dias. Clique aqui e confira!

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